Matters to be Considered by Municipalities to Prepare Strategic Plans after the March 31, 2019 Local Elections

Matters to be Considered by Municipalities to Prepare Strategic Plans after the March 31, 2019 Local Elections: Strategic Plans are the main tool for municipalities to determine medium and long term policy and program priorities

After the March 31, 2019 Local Elections, many municipalities will begin to prepare their new strategic plans. The third version of the “Strategic Planning Guide for Public Administrations”, published in 2018, brings along important changes in plan preparations and content. Municipalities that will prepare strategic plans should take into account the changes that came with the third version of the Guide. Again, the guidelines prepared in this period were differentiated according to institutions. Although the Strategic Planning Guide for Municipalities prepared for municipalities is in draft form, it is a guide for municipalities.

26.02.2018 Article 18 of the Regulation on Principles and Procedures Regarding Strategic Planning in Public Administrations states that if the top manager in local administrations changes, the strategic plan of the relevant local administration may be renewed. After the election, newly elected mayors can be expected to renew their municipal strategic plans, which will form the basis for strategic decisions for the next five years in line with their own goals. In addition, according to the census results, it is an obligation for municipalities with a population of more than 50,000 to prepare a strategic plan during this period.

In municipalities that will renew their strategic plan, a decision of renewal should be taken for three months at the latest with the approval of the mayor. The renewal of the strategic plan means that the previous strategic plan is prepared in accordance with all new planning processes before it expires. In other words, in the renewal process, all the analyzes required in the strategic plan process should be re-performed, the goal-target framework should be prepared again, and the plan should cover a period of 5 years from the date of implementation. Post-election strategic plans will cover the period 2020-2024.

The strategic planning guides published in 2003 and 2006 brought a single and common approach for all public administrations. In 2018, this approach was abandoned and separate guidelines were created for universities, state-owned enterprises and municipalities, as well as central public administrations. Although the guidelines are built on common principles, they differ according to the service qualifications of the organizations. The following points were cited as the reason for the preparation of new guidelines:

⦁ To ensure that strategic plans are stronger in connection with other basic components of strategic management
⦁ Increasing efficiency in the use of resources and prioritizing goals and objectives
⦁ Ensuring better evidence-based decision making through better performance evaluation
⦁ To contribute to the establishment of the understanding of transparency and accountability in public administration by creating a basis for better quality reporting.

One of the important changes brought by the new guidelines is to make the strategic planning process and organization clearer.
Strategy and Budget Directorate (abolished) Ministry of Development (2018) defines the following persons, units and teams in the organization of the strategic planning process:
Chairman: Provides perspective for mission and vision statements, decides high-level controversial issues, approves the plan.
Strateji Geliştirme Kurulu: Büyükşehir belediyelerinde; genel sekreter ve yardımcıları ile Başkanın uygun göreceği yönetici ve diğer kişilerden, Büyükşehir statüsünde olmayan il ile ilçe belediyelerinde; başkan yardımcıları ile Başkanın uygun göreceği yönetici ve diğer kişilerden oluşur. Stratejik planlama ekibini ve hazırlık programını onaylar, sürecin ana aşamaları ile çıktılarını kontrol eder, harcama birimlerinin stratejik planlama sürecine aktif katılımını sağlar ve tartışmalı hususları görüşüp karara bağlar.
Stratejik Planlama Ekibi: Planın içeriğinin oluşturulmasından sorumludur.
Harcama Birimleri: Stratejik Planlama Ekibine verdikleri üyelerle ve gerekli durumlarda doğrudan birim katkısı ile birimin çalışma alanına giren konularda stratejik plana katkı verirler.
Strateji Geliştirme Birimi: Plan çalışmalarının koordinasyonunu yürütür.
Stratejik planın hazırlık safhası bir hazırlık programı oluşturulur. Program stratejik plan sürecinde yapılacak faaliyetleri ve bunların zamanlamasını içerir. Ayrıca, eğitim, danışmanlık ve mali kaynak ihtiyaçlarının da bu aşamada belirlenmesi plan sürecinin sorunsuz yürümesi açısından önemlidir.

Yeni kılavuz durum analizi safhasında aşağıdaki analizlerin yapılmasını öngörmektedir:
⦁ Kurumsal tarihçe
⦁ Uygulanmakta olan stratejik planın değerlendirilmesi
⦁ Mevzuat analizi
⦁ Üst politika belgeleri analizi
⦁ Faaliyet alanları ile ürün ve hizmetlerin belirlenmesi
⦁ Paydaş analizi
⦁ Kuruluş içi analiz
⦁ Politik, ekonomik, sosyal, teknolojik, yasal ve çevresel (PESTLE) analiz
⦁ Güçlü ve zayıf yönler ile fırsatlar ve tehditler (GZFT) analizi.

Kılavuzun öne çıkarttığı en önemli husus plan analizlerinin sonuçları ile hedef çerçevesi arasında kuvvetli bir bağ oluşturulmasıdır. Bunu sağlamak için analiz bulguları “tespitler ve ihtiyaçlar” adı verilen bir tablo ile bir araya getirilir. Tespitler ile yaşanan sorunların ve ihtiyaçlar ile kurumun gelişim alanlarının belirlenmesi beklenmektedir.Kılavuzda yer alan önemli değişikliklerden biri de hedeflere ilişkin bilgilerin “hedef kartı” adı verilen tek bir tabloda toplanmasıdır. Planda yer verilen her bir hedef için göstergeleri, sorumlu ve işbirliği yapılacak birimleri, riskleri, faaliyet ve projeleri, maliyet tahminini, tespitleri ve ihtiyaçları bu tabloda gösterilmesi gereklidir. Kılavuz, hedef kartında yer alan unsurların daha sade bir biçimde ifade edilmesi için bu unsurlar altında sıralanabilecek maddelere sınırlamalar da getirmiştir.

Kaynak: Belediyeler İçin Stratejik Planlama Rehberi Taslağı (2018) www.sp.gov.tr

Kılavuz ile belediyeler için performans göstergeleri seti de oluşturulmuştur. 85 göstergenin yer verildiği bu set ile performans göstergelerinde bir standartlaşma hedeflenmektedir. “İçme ve Kullanma Suyu Şebekesine Bağlı Nüfus Oranı”, “Belediye Otobüsü Başına Taşınan Yolcu Sayısı”, “Bisiklet Yolu Uzunluğu” gibi göstergelerden hazırlanan stratejik plana uygun olanlar doğrudan kullanılabilir. Ancak, belediyeler kendi hedeflerinin ölçümüne yönelik farklı göstergeler de oluşturabilirler.

Kılavuzla birlikte öne çıkan bir diğer husus da izleme ve değerlendirmeye verilen önemin artmasıdır. Kılavuzda izleme ve değerlendirme süreçleri eski kılavuzlara göre daha net bir hale getirilmiş ve bu konuda yükümlülükler tanımlanmıştır. İzleyen dönemde stratejik planın izlenmesine yönelik olarak izleme sistemi kurulması, veri altyapısının geliştirilmesi, raporlama kalitesinin artırılması gibi konuların belediye yönetimlerinin daha fazla gündemine geleceği beklenebilir.